コロナの影響で急速に拡大したオンライン会議ですが、
移動時間が削減される一方で、逆に会議時間が増加する傾向もあるようです。
弊所の税務顧問先の中小企業様や個人事業主様、はたまた相続税のご相談の際にも
オンライン会議のシーンが増えてきました。
今回はオンライン会議の効能と効率化について、ご紹介します。
労働時間やオンライン会議の増加実態
ある調査によれば、テレワークにおいて平均約17％も労働時間が増えたという結果があります。
しかも、1週間の稼働時間の内約４割程度が社内会議に費やされていたという調査結果も。
つまり、オンライン会議の時間もその比率で増加しているとも考えられます。
では、社内会議に費やす時間を減らすには、どうしたらいいのか？
その方法は不要な会議をなくし、効率を上げればいいのです！
無駄な会議を減らすためには？-会議の目標は事前に明確にして共有しよう-
会議において、「それで、何を決めるんだっけ？」となった経験はないでしょうか？
会議の出席者が会議の目標・目的を把握していないと、無駄な時間が増えることになります。
つまり、”会議の目的を全員が把握している状態でスタートする”ことが重要になります。
一般的には「情報や認識の共有」「意思決定」「アイデア出し」が会議といっても過言ではありません。
実際には３分の２は共有に費やされている状況ともいわれています。
（つまり労働時間の約16％が単なる共有のためになっている…）
”決定”にはわずか1割余りしか使っていないというデータも。
一人でできる情報の共有や会議の目的把握がは事前に終わっていれば効率化されること間違いなしでしょう。
無駄な会議を減らすためには？-事前準備を万全にしよう-
また、会議は事前準備次第ともいえます。
きちんと準備して短い時間で成果の出る会議にすることを心がけましょう。
例えば具体的には以下のような準備をすると良いでしょう。
①資料のフォーマットは統一
時間をかけて資料を作っても活用されなければ無駄になります。
また、情報が無駄に多すぎると頭に入りません。
・様式を統一して字数制限
・事前に情報を共有するときは、資料の意味や目的なども併せて知らせる
・見ておいてほしい場合は、全体か特定の場所かを示す
つまり、参加者の知識、目的レベルを揃わせる意識です。
②招集文の件名は一工夫
参加者が受け身での参加ではないこと、一人一人が役割を意識できるとかなり良いです。
そのためには、会議に参加する際のモチベーションをアップできるようにタイトルで工夫してみましょう。
会議目的、10~20文字位の文字数で、参加者へのメッセージを伝えると会議がうまく進むことも。
③会議時間は45分程度がベスト
あまり長すぎても会議に意味はありません。
集中力も続きません。
また、目的が明確で、情報が事前に共有できていて、モチベーションがしっかりしていれば、
長い時間の会議は不要です。
時間は短めに、明確に終わりの時間を意識しましょう。
まとめ
オンライン会議の効率化についてご紹介しました。
ポイントとしては、事前準備がいかに万全か、ということでした。
しかし、これはあくまでも一例であると同時に、本質的に”会議”の必要がある会議に関するものです。
人が会話、顔合わせをするのは、意思決定のためだけではないこともままあります。
税理士もお客様と定例のMTGや決算前後のお打合せでも、税額や会計以外のお話を伺うことで
みてくる課題、要望、展望などなどがあります。
個人事業主様、相続税のご相談の際などにはなおさら、親密になることによってよりよい顧問、
確定申告のお手伝いができることに繋がります。
弊所では時間の効率化だけでなく、そのような見えない効果も大切にしていきたいと思います。
